みなさん、毎日の仕事でiphone、どんなふうに使ってますか？
メールチェックとか、ちょっとしたスケジュール確認だけにしてる人、多いんじゃないでしょうか。でも実は、iPhoneって仕事の相棒としてめちゃくちゃ優秀なんです。使い方次第で、パソコンいらずでサクサク作業が進んだり、通勤時間が立派なインプットタイムに変わったりします。
今回は、僕自身が実際に使って「これは本当に効率上がった！」と思えたテクニックを、厳選して15個ご紹介します。「iPhoneを持ってるのに、仕事では全然活用できてないな…」って人は、ぜひ最後まで読んでみてください。
知らないともったいない！iPhone標準機能だけでできる効率化テクニック
まずは、何もアプリを入れずに今すぐ使える、iPhoneの標準機能から。実はこれ、めちゃくちゃ仕事向きの機能が隠れてるんですよね。
1. バックタップでよく使う操作を一発呼び出し
iPhoneの背面、実はボタンなんです。知ってました？
設定 → アクセシビリティ → タッチ → バックタップ で設定できるんですが、背面をダブルタップ、もしくはトリプルタップするだけで、いろんな操作を割り当てられるんです。
僕がおすすめするのは、「スクリーンショット」の割り当て。Web会議の資料とか、重要なメッセージをサッと保存したい時に、わざわざボタン同時押ししなくていいので楽チンです。「画面をロック」にすれば、物理ボタンに指を伸ばす必要もなくなりますよ。
2. クイックメモで思いつきを逃さない
仕事中って、突然アイデアが浮かんだり、メモしておきたいことが出てきたりしますよね。
コントロールセンターに「クイックメモ」を追加しておけば、どんなアプリを使っていても、画面右下からスワイプするだけでメモが起動します。これがもう、めちゃくちゃ便利。
それに、このクイックメモにはリンクを貼り付けると、そのページのスクリーンショット付きで保存されるんです。Webで見つけた参考記事とか、後でじっくり読みたい資料をクリップしておくのにぴったりです。
3. テキスト置換で定型文を爆速入力
毎日入力するメールアドレスや、会社の住所、お決まりの挨拶文。これらを全部、手で打ってませんか？
設定 → 一般 → キーボード → テキスト置換 で、例えば「〒」と入力すれば住所がドバッと出てくるように設定できます。「ch」で「株式会社〇〇 営業部 田中様」とかね。
最初の設定さえ済ませておけば、入力の手間が格段に減ります。特にスマホでのタイピングがちょっと苦手…って人には、神機能だと思いますよ。
4. ライブテキストで紙の情報を即デジタル化
会議で配られた書類とか、名刺に書かれた情報。これまで手入力してた人、もうその作業不要です。
カメラアプリで書類を写すだけで、中の文字がテキストとして認識されます。しかも、そのテキストをコピーしてメールに貼り付けたり、電話番号ならそのままタップで発信できちゃう。
ホワイトボードに書かれたスケジュールを写真に撮って、そこからカレンダーに転記する…なんて作業も一瞬です。紙の情報が、指一本でデジタルデータに変わる感覚、一度味わうともう戻れませんよ。
5. 集中モードで通知に邪魔されない環境を作る
仕事に集中したい時に、プライベートのLINEやゲームの通知がポンポン届くと、集中力って切れちゃいますよね。
「集中モード」を使えば、仕事用、プライベート用って感じで、通知を許可するアプリや連絡先を切り替えられます。しかも、これが優秀なのは、特定の時間になったら自動で切り替わるように設定できるところ。
例えば、毎朝9時から12時までは「仕事モード」にして、Slackとメールだけ通知を許可。13時からは「お昼休みモード」で趣味のアプリもOK…みたいな使い方ができます。ホーム画面の表示も切り替えられるので、仕事中は仕事のアプリだけが並んだシンプルな画面になる、というわけです。
ショートカットアプリで実現する、次のレベルの自動化術
さて、ここからはちょっと玄人向け。でも、一度使いこなせば手放せなくなる「ショートカット」アプリの世界をご紹介します。これ、iPhoneに最初から入ってるんですが、すごく奥が深いんですよね。
6. 位置情報で自動化する出退勤報告
例えば、会社の最寄り駅に着いたら、自動でSlackに「おはようございます、出社しました」って投稿されるようにしたいと思いませんか？
ショートカットアプリで「オートメーション」を作れば、それが実現できます。「特定の場所に到着した時」をトリガーにして、「テキスト」と「Slackに送信」っていうアクションを組み合わせるだけ。
帰宅時も同じように設定すれば、「退社しました」って自動で投稿されます。「あ、報告忘れた！」っていうことがなくなるので、チームの勤怠管理がラクになるんですよね。
7. PDF作成と保存をワンタップで
取引先からもらった書類とか、自分で作った見積書をPDFにして保存したいこと、よくありますよね。
写真を選択して、共有ボタンから「ショートカット」を選ぶ。そこで「画像をPDFに変換」するだけのショートカットを作っておけば、選択した写真が即座にPDF化され、さらに「ファイルに保存」までつなげられます。
これをやっておくと、例えば名刺をまとめて写真に撮り、一気にPDFにして「名刺フォルダ」に保存…なんてことも可能です。書類管理の手間がグッと減りますよ。
8. 朝の情報収集を自動で読み上げさせる
通勤時間、みなさん何してますか？スマホを眺めてニュースをチェックするのもいいですが、目が疲れますよね。
ショートカットなら、毎朝決まった時間に、その日の天気予報とカレンダーの予定、そしてニュースのヘッドラインを自動で読み上げさせる、なんてことができます。
「〇時に、天気を取得して、カレンダーの予定を取得して、ニュースRSSから情報を取得して、それらをテキストにして、読み上げる」。これだけの処理が、スマホを触らずに完了します。電車の中で目を閉じて情報インプット。めちゃくちゃ優雅な朝の時間が過ごせますよ。
これで業務効率が変わる！シーン別アプリ活用法
ここからは、実際の業務でどうiPhoneを使うか、具体的なシーンを想定したアプリの活用法をご紹介します。「アプリは入れてるけど、使いこなせてない…」って人は、ぜひ参考にしてみてください。
9. リマインダーを超活用したタスク管理術
標準の「リマインダー」、みなさん使ってますか？「ただのTodoリストでしょ？」って思った人、もったいないです。
このリマインダー、実はすごく優秀で、「位置情報ベースのリマインダー」が設定できるんです。例えば、タスクに「会社を出る時に、忘れずに持っていく書類を思い出させて」と設定できます。「会社に着いたら、今日やることを表示する」なんて使い方も。
それに、リストを家族や同僚と共有すれば、チームでの買い出しリストや、共同で進めるプロジェクトのタスク管理も簡単にできます。僕のチームでは、この共有リマインダーで「この書類、佐藤さんお願いします」「田中さん、これ終わったらチェックお願い」なんてやり取りしてます。
10. メモアプリがここまでできる！仕事での活用法
「メモ」アプリ、ちょっとしたことを書き留めるだけのものだと思ってませんか？
実は、カメラで撮った書類をスキャンする機能が付いていて、しかも自動で傾きを補正してくれたり、文字をクリアにしてくれたりします。名刺管理もこれでOK。
それに、「スマートフォルダ」っていう機能を使えば、「仕事」っていうタグが付いたメモだけを自動で集めたフォルダが作れます。プロジェクトごとにタグを決めておけば、あとから「あの時のメモ、どこにいったっけ？」って探す手間がなくなりますよ。
Webページをメモにクリップする機能も便利で、気になる記事を「後で読む」用のフォルダに放り込んでおけば、通勤時間にまとめて読む、なんてこともできます。
11. 営業先での書類作成＆送信を完結させる
「お客様の前で見積もりを作って、その場で送信したい」そんな時、わざわざ会社に戻ってパソコンを立ち上げてませんか？
iPhoneなら、iphone一台で完結します。見積書のテンプレートをクラウドストレージに入れておけば、それを開いて、その場で数値を書き換えるだけ。Microsoft 365やGoogleスプレッドシートのアプリなら、パソコンとほぼ変わらない編集ができます。
そして、できあがったらそのままメールに添付して送信。それか、見積書をPDF化して、メッセージアプリで送るのもアリですね。商談のスピードが全然違ってきますよ。
12. リモート会議をiPhoneだけで快適にする技
最近は、リモート会議も増えましたよね。でも、外出先から急に参加しなきゃいけなくなった時、どうしてますか？
iPhoneだけで参加するなら、有線のイヤホンではなく、ノイズキャンセリング機能が付いたBluetoothイヤホンを使うのがおすすめです。周りの雑音を消してくれるので、会議に集中できます。
それと、画面共有機能も意外と使えます。手元の資料を見せながら説明したい時、iPhoneの画面をそのまま共有すればOK。さらに、Zoomなんかには「プレゼンモード」っていって、参加者の画面に自分のカメラ映像を重ねられる機能もあります。対面に近い感覚でプレゼンできますよ。
仕事の質を上げる！周辺機器とセキュリティ対策
最後に、iPhoneで仕事をするなら押さえておきたい、周辺機器とセキュリティの話です。どんなに便利でも、データを失ったり、情報漏洩したりしたら元も子もありませんからね。
13. 選ぶべきアクセサリ3選
iPhoneの仕事効率を上げるために、僕が実際に買ってよかったアクセサリを3つだけ紹介します。
まずは MagSafe対応モバイルバッテリー。ケーブルいらずでパチッとくっつくので、充電しながらの作業が快適です。特に外出先で「あ、バッテリーやばい！」って時に、サッと付けられるのがいいですね。
次に AirPods Pro。ノイズキャンセリングで集中力が全然違います。それに、クリアな音声通話ができるので、取引先との電話やオンライン会議でもストレスフリー。電車の中での通話も、相手に雑音が入りにくいんです。
最後は iPhoneに直接挿せるUSBメモリ。LightningかUSB-Cのやつですね。クラウドに上げられない大容量データの受け渡しや、急いでいる時のバックアップに重宝します。
14. 仕事で絶対に外せないセキュリティ設定
仕事でiPhoneを使うなら、これだけは絶対に設定しておいてほしい、という項目です。
まず、「iPhoneを探す」は必ずONにしましょう。もし紛失したり盗難にあった時、この機能で位置を追跡できます。どうしても見つからなければ、リモートでデータを消去することもできます。
それから、アプリごとの位置情報の許可設定は定期的に見直しましょう。「常に許可」にしてるアプリ、本当に必要ですか？設定アプリのプライバシーから確認できます。
あと、「App Tracking Transparency」っていって、アプリがほかの会社のアプリやWebサイトをまたいでトラッキングするのを防ぐ設定があります。これはぜひ「オフ」にしておくことをおすすめします。広告目的のデータ収集を制限できますから。
15. データ喪失を防ぐバックアップ習慣
最後は、何よりも大事なバックアップの話。
iCloudバックアップをONにしておけば、iPhoneが壊れても、新しいiPhoneに復元するだけで元通り…のはずなんですが、これだけだとちょっと心配です。なぜなら、誤ってデータを消しちゃった場合、しばらく経つとiCloudのバックアップも上書きされちゃうから。
そこでおすすめなのが、パソコンを使った暗号化バックアップ。Finder（iTunes）でiPhoneを接続し、「ローカルのバックアップを暗号化」にチェックを入れて実行すれば、パスワード付きで保存したデータが丸ごとバックアップされます。これを月に1回くらいやる習慣をつけると、かなり安心ですよ。
いかがでしたか？
iPhoneって、電話ができて、メールができて、ネットが見られれば十分…なんてもったいない。ここで紹介したテクニックは、どれも今日からすぐに試せるものばかりです。
最初は「これ、本当に便利かな？」くらいの感覚で、1つか2つ、気になるものから試してみてください。気づいたら、iPhoneがあなたの仕事の最強のパートナーになっているはずです。
さあ、明日からの仕事がちょっと楽しみになる。そんなiPhoneライフを、ぜひ始めてみませんか？
