みなさん、こんにちは。毎日の予定やタスク、ちゃんと管理できていますか？
「カレンダーには予定入れてるけど、やることリストは別にメモ帳で…」
「iPhone買ったけど、スケジュール管理、もっとうまくやりたいな」
「パソコンとiPhoneで予定がバラバラになって困る…」
こんな悩み、実はすごく多いんです。でも実は、iPhoneってスケジュール管理の面でめちゃくちゃ優秀なデバイスだって知ってました？しかも、ちょっとしたコツを知るだけで、仕事の効率もプライベートの充実度もガラッと変わるんです。
この記事では、iPhoneスケジュール管理の基本から、ちょっとマニアックな自動化テクニックまで、まるっと全部お伝えしちゃいます。
まずはここから！iPhone標準アプリの役割を理解する
iPhoneには最初から「カレンダー」と「リマインダー」という、2つの優秀なアプリがインストールされています。でも「どっちに何を登録すればいいの？」って迷ったことありませんか？
カレンダーは「時間が決まっているもの」専用
たとえば会議、病院の予約、友達との約束。これらは「日時」が確定しているからカレンダーに登録するのが正解です。
リマインダーは「やることリスト」専用
書類の提出、買い物、連絡したいこと。期日はあるけど「何時から何時まで」って決まってないものは、こっちに登録しましょう。
この使い分け、めちゃくちゃシンプルだけど超重要。これを意識するだけで、スケジュール管理の質が一気に上がります。
カレンダー、実はこんな機能があったんだ
カレンダーアプリ、予定入れるだけじゃもったいないんです。
カレンダーを色分けして視認性アップ
仕事用は青、プライベートは緑、家族共有は黄色…って感じで、カレンダーごとに色を分けられます。設定は超簡単。画面下の「カレンダー」をタップして、カレンダー名の横にある「i」マークから色を選ぶだけ。
「日程を調整」機能がビジネスシーンで超便利
これ、知ってました？相手の空いてる時間を確認しながら、候補日を送れる機能です。カレンダー画面右上の「＋」から「日程を調整」を選ぶと、参加者を追加できます。相手がiCloudカレンダーを使ってれば、空き時間が表示されるから、メールのやり取りがグッと減りますよ。
リマインダーを最強のTodoリストにする技
リマインダー、ただのチェックリストじゃ終わらせられない機能が盛りだくさんです。
場所で思い出させる「位置情報リマインダー」
「スーパーに着いたら牛乳を買う」ってリマインダー、追加してみてください。リマインダー作成画面で「場所で知らせる」をオンにして、スーパーを指定するだけ。これ、めちゃくちゃ便利ですよ。帰り道にうっかり忘れ物、がなくなります。
タグで整理して、スマートリストで自動分類
リマインダーには「#仕事」「#プライベート」みたいにタグが付けられます。で、そのタグを条件にした「スマートリスト」を作れば、タグ付けしたタスクが自動で集まってくるんです。
例えば「#仕事」タグが付いたタスクだけを表示するリストを作れば、仕事のタスクだけ一覧表示できるってわけ。これ、知ってると知らないじゃ大違いですよ。
デバイス超えの連携術！iPhone、Mac、Windows全部つなぐ
「iPhoneで入れた予定、Macでも見たい」
「会社のWindowsパソコンからも確認できたらいいのに…」
こんな願い、全部叶います。
Apple製品同士ならiCloudにおまかせ
設定 → 画面一番上の自分の名前 → iCloud と進んで、カレンダーとリマインダーのスイッチがオンになってるか確認してください。これがオンなら、iPadでもMacでも、すべてのApple製品で予定が自動同期されます。
Macのカレンダーアプリで予定入れたら、iPhoneにも即反映。これ、当たり前のようでいて、実はApple製品の一番の強みだったりします。
Windowsパソコンと連携したいなら
これ、ちょっとした設定が必要ですが、難しくないので安心してください。
方法1：Windows用iCloudをインストール
まずWindowsパソコンでAppleの公式サイトから「iCloud for Windows」をダウンロードしてインストール。インストールしたらApple IDでサインインして、カレンダーとリマインダーにチェックを入れます。
そうすると、Windows標準の「Outlook」にiPhoneのカレンダーが表示されるようになります。Outlookで予定を入れれば、それがiPhoneにも反映されるってわけ。仕事でWindows必須の人、これで解決です。
方法2：ブラウザでiCloud.comを使う
インストールが面倒なら、ブラウザからiCloud.comにアクセスする手もあります。Apple IDでログインすれば、ブラウザ上でカレンダーもリマインダーも確認・編集できます。
Googleカレンダーと併用したいなら
会社でGoogle Workspaceを使ってるとか、長年Googleカレンダーに慣れ親しんでる人もいますよね。
iPhoneの標準カレンダーアプリにGoogleカレンダーを追加する方法もあります。設定 → カレンダー → アカウント → 「アカウントを追加」からGoogleを選んで、Googleアカウントでログインするだけ。
これで、iCloudの予定とGoogleカレンダーの予定が、iPhoneのカレンダーアプリで一緒に表示されるようになります。予定の一元管理、これで完成です。
サードパーティアプリで進化するスケジュール管理
標準アプリも十分すごいけど「もっと仕事効率化したい」「プロジェクト単位で管理したい」って人には、サードパーティ製アプリも選択肢に入ってきます。
王道タスク管理「Todoist」
世界中で使われているタスク管理アプリの王道。何がすごいって、自然言語入力が神がかってるんです。
「明日の午後3時までに〇〇さんに資料送付」って入力すると、勝手に日時を認識して設定してくれる。これ、一度使うともう戻れません。
無料版でもかなり使えるけど、有料版になるとラベルやフィルターがもっと自由に使えて、プロジェクト管理が本格的にできます。マルチプラットフォーム対応もバッチリだから、WindowsでもAndroidでも同じ環境でタスク管理できるのが魅力です。
カレンダーアプリの最高峰「Fantastical」
これはもう、カレンダーアプリ好きなら一度は名前を聞いたことあるはず。iPhoneの標準カレンダーとリマインダーを統合して表示できるのが最大の特徴。
しかも自然言語入力の精度がさらに高い。「来週の火曜日14時から渋谷でAさんとコーヒー」って入れると、ちゃんと理解して予定を入れてくれる。
ZoomやTeamsの会議リンクを自動で挿入してくれる機能もあって、リモートワークが多い人にはめちゃくちゃ便利。ただ、月額課金（サブスク）なので、そこはちょっと覚悟が必要かも。
仕事環境によって選ぶなら
会社でOffice 365使ってる人 → Microsoft Outlook
メールとカレンダーとタスク（Microsoft To Do連携）が全部まとまってるのが強い。仕事ではこれ一本で済ませられるから、切り替えの手間がなくてラクです。
Googleサービスヘビーユーザー → Googleカレンダー
Gmailと連携して、メールから直接予定を作れたり、Google Meetのリンクが自動で付いてきたり。ウェブ版との相性も抜群です。
プロジェクト管理までしたい人 → Notion / Trello
カレンダー機能もあるけど、どちらかというとプロジェクト管理ツール。タスクをボードで管理しながら、締切はカレンダーで把握、みたいな使い方ができます。
自動化で次のレベルへ！ショートカットが生み出す未来の管理術
ここまで読んだあなたは、もうスケジュール管理中級者です。でも、まだまだ上があります。それが「ショートカット」アプリを使った自動化。
次の予定を自動で読み上げさせる
例えば「今日の次の予定は？」って聞くのが面倒なら、ショートカットでボタン一つで確認できるようにしちゃいましょう。
ショートカットアプリを開いて、「＋」で新しいショートカット作成。「カレンダーから予定を取得」→「結果を表示」の順にアクションを追加するだけ。これをホーム画面に置いておけば、タップ一つで今日の予定が表示されます。
勤怠管理を自動化しちゃう
個人事業主とか、リモートワークで勤怠管理が必要な人に超おすすめなのが、出勤・退勤の自動記録。
決まった時間（例えば9:00）になったら自動で「出勤」っていう予定をカレンダーに入れる。18:00になったら「退勤」を入れる。こんな自動化、ショートカットなら可能です。
「自動化」タブで「特定の時間」をトリガーに設定して、カレンダーに予定を追加するアクションを組むだけ。これでついつい入れ忘れる、ってことがなくなります。
予定からリマインダーを自動作成する
これ、僕のイチオシなんですけどね。「旅行」ってカテゴリのカレンダーに予定を入れたら、自動で持ち物リストのリマインダーを作成する、なんてこともできちゃいます。
例えば「来週、箱根旅行」ってカレンダーに入れたら、すぐに「パスポート確認」「カメラの充電」「着替えを準備」っていうリマインダーが自動生成される。こんなの、手動でやってたら絶対面倒ですよね。
ショートカットなら「新しい予定が追加された時」をトリガーにして、予定のタイトルやカレンダー名で条件分岐。該当したら決まったリマインダーリストにタスクを追加する、って仕組みが作れます。
ちょっとハードル高そうに聞こえるかもしれないけど、一度作っちゃえば後は完全放置で動いてくれる。この「最初だけ頑張る」感覚、自動化の醍醐味ですよ。
まとめ：iPhoneスケジュール管理は無限の可能性を秘めてる
さて、ここまでiPhoneスケジュール管理について、基本から応用、自動化まで駆け足で見てきました。
最初は「カレンダーとリマインダーの使い分け」という基本から始まって、標準アプリの意外な機能、Windowsとの連携方法、サードパーティアプリの選び方、そして最後は自動化による最強の管理術。
どれか一つでも「これやってみよう！」って思ったものはありましたか？
大事なのは、全部を完璧にやろうとしないこと。自分が今不便に感じていること、ちょっと面倒だなと思っていることを、一つだけ解決するところから始めてみてください。
iPhoneスケジュール管理は、知れば知るほど可能性が広がります。あなたのライフスタイルや仕事のスタイルに合わせて、最強の管理術を見つけてくださいね。
この記事が、その第一歩の役に立てたら、これ以上嬉しいことはありません。
